Maennerwissen

9 Tipps & Tools um Remote arbeiten & leben zu können

Gehören Sie zu den Millionen von Arbeitnehmern, die sich vor kurzem kopfüber in die Telearbeit von zu Hause aus gestürzt haben? Willkommen in der Crew.

Es gibt ein paar Kategorien, in die Sie fallen könnten, wenn Sie zum ersten Mal anfangen. Manche stellen fest, dass sie wie geschaffen für Remote-Jobs sind. Andere müssen sich erst an viele Dinge gewöhnen. Und es gibt eine weitere Kategorie von Menschen, die das Gefühl haben, dass das Remote Arbeiten völlige Anarchie und Chaos bedeutet.

Aber die gute Nachricht ist: Selbst wenn Sie zur letzten Gruppe gehören, gibt es jede Menge Tipps, Tools und Ressourcen, die Ihnen helfen, so schnell wie möglich in Schwung zu kommen.

In diesem Artikel gehen wir auf einige Tipps und Tricks ein, wie Sie reibungslos mit Ihrem Team zusammenarbeiten und gleichzeitig sicherstellen können, dass Sie selbst produktiv und komfortabel bleiben. Außerdem erfahren Sie mehr über einige der besten Collaboration-Tools für Remote-Teams und -Mitarbeiter.

Sind Sie bereit, produktiv zu werden? Los geht’s.

5 Schlüssel zum Erfolg beim Arbeiten von zu Hause aus

Ganz gleich, ob Sie ganz neu in der Heimarbeit sind oder bereits über ein gewisses Maß an Erfahrung verfügen, es gibt immer Raum für Verbesserungen. Hier sind fünf Dinge, die Sie angehen sollten, um sicherzustellen, dass Sie sich und Ihr Team auf maximalen Output und minimalen Wahnsinn einstellen.

1. Überkommunizieren Sie, bis Sie Ihren Flow finden.

Wenn Sie zum ersten Mal in die Remote-Arbeit eintauchen, wird es eine Menge Dinge geben, die geklärt werden müssen – vor allem, wenn es mehrere Personen gibt, die zusätzlich zu ihrem eigenen persönlichen Flow auch einen Gruppen-Flow finden müssen.

Und natürlich werden neue Bedürfnisse auftauchen, die Sie vorher nicht erwartet haben.

Sind Sie sich unsicher, wer die E-Mail mit der Zusammenfassung des Meetings verschicken soll? Fragen Sie Ihr Team. Haben Sie ein Problem mit der Einrichtung der neuen Projektmanagement-Software? Holen Sie sich Hilfe. Haben Sie Angst, dass eine Lücke im virtuellen Unterricht Ihrer Kinder das große 14-Uhr-Meeting unterbricht? Sagen Sie es Ihrem Chef, und versuchen Sie, gemeinsam eine Lösung zu finden.

Ich kann persönlich garantieren, dass Sie mehr Probleme haben werden, als Sie vorhersagen können. Aber wenn Sie so proaktiv wie möglich sind, sind Sie in einer viel besseren Position, um die Dinge mit Schwung anzugehen und sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.

2. Verwenden Sie “Playbooks”, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.

Wenn Sie beginnen, neue Tools zu verwenden und neue Vorgehensweisen zu entwickeln, dokumentieren Sie diese in “Playbooks”. Schreiben Sie alles an einem Ort auf, der für alle im Team leicht zugänglich ist. Das kann in Ihrer schicken Projektmanagement-Plattform sein oder etwas Kostenloses und Einfaches wie ein Google Drive-Dokument oder eine Tabellenkalkulation.

Wenn alles kristallklar in Ihren Playbooks steht, können Sie und Ihr Team proaktiv statt reaktiv handeln. Das bedeutet maximale Effizienz, anstatt ständig die gleichen verzweifelten Schritte des Fragens und Wartens auf die Lösung von Dingen zu durchlaufen.

Erstellen Sie so viele Playbooks, wie Sie benötigen, und dokumentieren Sie so viel wie möglich, einschließlich:

• Die Person oder Rolle, die für bestimmte Arten von Aufgaben, Projekten und Problemen zuständig ist
• Schritt-für-Schritt-Anweisungen, wie Aufgaben und Projekte erledigt, geliefert und gemeldet werden
• Was ist zu tun, wenn bestimmte Probleme auftreten (dokumentieren Sie jedes Problem, wenn Sie es intern identifizieren und angehen)
• Das Protokoll für die Behandlung dringender Probleme, wie z.B. technische Probleme

Sie müssen nicht superstreng sein, wenn Sie alles bis ins kleinste Detail umsetzen, aber wenn Sie alles in klarer Form festhalten, hilft das denjenigen, die es brauchen, wenn sie es brauchen.

3. Konzentrieren Sie sich auf das Erreichen von Zielen.

Jeder wird seinen eigenen Rhythmus finden müssen, während er lernt, wie er die Arbeit von zu Hause aus meistert. Das bedeutet, dass jeder auf natürliche Weise unterschiedlich vorgeht und wie viel Zeit er für bestimmte Aufgaben aufwendet.

Wenn Sie ein Team leiten (oder auch nur sich selbst), konzentrieren Sie sich auf die Endziele und nicht so sehr auf den Weg, der zu diesen Zielen führt.

Das lässt Spielraum, wenn es darum geht, herauszufinden, was für jede Person am besten funktioniert. Es mag anfangs so aussehen, als ob die Dinge langsamer gehen, aber jeder wird mit unterschiedlichen Techniken und Gewohnheiten Erfolg haben. Die Mitarbeiter ihren eigenen Weg finden zu lassen, ist letztlich der beste Weg, um die Effizienz und Produktivität langfristig zu steigern.

Natürlich wollen Sie sicherstellen, dass die Leute den Playbooks folgen, wenn Sie sie haben, aber lassen Sie etwas Spielraum, um unterschiedliche Persönlichkeiten zu berücksichtigen.

4. Finden Sie kreative Wege, um ein Gefühl der Gemeinschaft zu fördern.

In den meisten Unternehmen wird ein Teil des Tages als “Watercooler”-Zeit bezeichnet, d. h. als Zeit, in der man sich außerhalb der Arbeit austauscht. In der Tat ist der Watercooler ein heiliger Ort, an dem sich die Mitarbeiter unterhalten, lachen und eine kurze mentale Pause von den täglichen To-Do-Listen einlegen können.

Wenn das Zusammensein mit Ihren Kollegen etwas ist, das Sie wirklich genießen (und nicht nur etwas, das Sie ertragen müssen), versuchen Sie sicherzustellen, dass Sie trotzdem Zeit für die Teambildung mit ihnen haben. Einer meiner virtuellen Kunden hat zum Beispiel einen Slack-Kanal mit dem Namen “Watercooler” eingerichtet, in dem wir uns alle unterhalten, Artikel und Memes austauschen und andere Dinge tun, die definitiv nicht Teil unserer Jobbeschreibung sind. Hier geht es um Dinge wie Persönlichkeitsentwicklung, Selbstfindung (Wer bin ich, was will ich) und vielen anderen Themen.

Dies hilft uns, den Sinn für Kameradschaft zu erhalten und stellt sicher, dass wir uns ab und zu von der Arbeit ablenken können, wenn wir etwas soziale Interaktion wünschen.

Vielleicht möchten Sie sogar eine virtuelle Happy Hour veranstalten, zu der jeder ein Getränk mitbringt und sich über ein Videokonferenz-Tool wie Zoom oder Skype austauscht. Natürlich sollten Sie hier Ihr Urteilsvermögen einsetzen. Nicht jeder Arbeitsplatz eignet sich für eine feuchtfröhliche Runde.

5. Achten Sie auf Ihren Arbeitsbereich.

Ihr Arbeitsplatz kann gleichzeitig einer der Nachteile und einer der Vorteile der Arbeit aus der Ferne sein. Es kann großartig sein, wenn sich Ihr Arbeitsweg von einer 20-minütigen Auto- oder Zugfahrt in einen 20-sekündigen Spaziergang von Ihrem Bett zu Ihrem Schreibtisch verwandelt.

Aber wenn Sie noch nie von zu Hause aus gearbeitet haben, haben Sie vielleicht nicht alle Geräte, die Sie brauchen, um sich perfekt zurechtzufinden. Vielleicht müssen Sie an Ihrem Küchentisch arbeiten, anstatt ein eigenes Büro zu haben. Vielleicht müssen Sie einen Barhocker benutzen, anstatt den edlen Drehstuhl, den Ihre Firma zur Verfügung gestellt hat.

Auch wenn er nicht ideal ist, gibt es Möglichkeiten, wie Sie Ihren Arbeitsplatz so einrichten können, dass er Ihren Komfort und Ihre Produktivität steigert. Stellen Sie zumindest sicher, dass Sie Ihrem physischen Komfort Priorität einräumen.

Hier sind ein paar Tipps:

• Rückenprobleme? Versuchen Sie, ein Kissen unter Ihren Hintern zu legen und es als Lendenwirbelstütze im unteren Rückenbereich zu verwenden, oder richten Sie einen behelfsmäßigen Stehschreibtisch ein, damit Sie nicht den ganzen Tag sitzen müssen.
• Nackenprobleme? Wenn Ihr Nacken vom Hinunterschauen schmerzt, versuchen Sie, Ihren Laptop auf einige Bücher zu stützen oder einen billigen Ständer zu kaufen.
• Entrümpeln Sie Ihren Platz. Räumen Sie Ihren Schreibtisch oder Tisch so ab, dass es keine unmittelbaren Ablenkungen gibt. Sie werden überrascht sein, wie sehr dies helfen kann.

Die 4 besten Tools für Remote-Mitarbeiter

Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, stehen die Chancen gut, dass dieses bereits einige Grundlagen für Tools geschaffen hat, die Sie und Ihr Team nutzen werden. In einigen Fällen sind diese Tools nur eine Erweiterung dessen, was Sie im Büro verwenden.

Wenn Sie jedoch für die Leitung eines Teams verantwortlich sind oder einfach nur effizienter mit den Menschen oder Kunden umgehen möchten, mit denen Sie regelmäßig zu tun haben, sollten Sie sich diese großartigen Tools ansehen, die wirklich einen Unterschied in Ihrem täglichen Leben machen können.

1. Videokonferenz-Tools

Wenn Sie regelmäßig persönliche Besprechungen hatten, könnte es schwierig sein, mit dem kalten Entzug aufzuhören. Aus diesem Grund nutzen so viele Menschen Videokonferenz-Tools. Sie gehören zu den besten Collaboration-Tools für Remote-Teams und helfen Ihnen, das Gefühl der Kooperation und Zusammenarbeit auch von zu Hause aus aufrechtzuerhalten.

Außerdem bieten die meisten Videokonferenz-Tools praktische Funktionen wie die Bildschirmfreigabe, mit der Sie anderen einfach zeigen können, was auf Ihrem Bildschirm zu sehen ist, um Präsentationen oder Aufgabenlisten durchzugehen. Weitere Funktionen sind Videoaufnahmen, die Sie nach dem Anruf versenden können, sowie Integrationen mit Ihrem Kalender. Einige Tools wie Zoom bieten sogar virtuelle Hintergründe, falls Ihr Arbeitsplatz zu Hause nicht ganz ideal ist.

Andere beliebte Videokonferenz-Tools sind:

• Join.me
• Skype
• GoToMeeting
• Google Hangouts Meet

2. Chat-Tools

Die Best Practices für Remote-Arbeit sagen, dass man sich vor unnötigen Anrufen hüten sollte. Aus diesem Grund ist ein Echtzeit-Chat eines der besten Tools für die Zusammenarbeit in Remote-Teams – Sie können immer noch Probleme behandeln, wenn sie auftauchen, ohne die Konzentration oder den Zeitplan des anderen zu unterbrechen.

Chat-Tools helfen auch dabei, dass ein fünfminütiges Problem nicht zu einem 20-minütigen Anruf wird – was Sie wahrscheinlich schon einmal schmerzhaft erlebt haben.

Hier sind einige beliebte und bewährte Chat-Tools:

• Slack
• HeySpace
• Chanty
• Google Hangouts Chat

Pro-Tipp: Während diese Tools ein wahrer Segen sein können, sollten Sie sich vor dem Punkt hüten, an dem sie zum Fluch werden können. Manche Menschen sind magische Einhörner, die sich nie von Leuten ablenken lassen, die versuchen, den ganzen Tag mit ihnen zu reden, während sie in der Zone sind. Die meisten Menschen können das nicht nachvollziehen.

Prüfen Sie, ob das Tool Ihrer Wahl eine “Nicht stören”-Funktion hat, die die Fähigkeit Ihres Teams ausschaltet, Sie den ganzen Tag lang zu stören. Sie werden sehen, dass Sie nicht verfügbar sind, und Sie werden in der Lage sein, diese Nachrichten zu erhalten und sich mit ihnen zurückzumelden, wenn es für Sie funktioniert.

Jeder gewinnt.

3. Projektmanagement-Tools

Wenn die Arbeit von zu Hause aus bedeutet, dass Sie die Art und Weise, wie Sie Aufgaben und Projekte verwalten, ändern müssen, ist es absolut entscheidend, sicherzustellen, dass alles organisiert bleibt und jeder für seinen Anteil verantwortlich bleibt. Andernfalls ist es praktisch vorprogrammiert, dass wichtige Aufgaben vergessen werden.

Hier kommen die Projektmanagement-Tools ins Spiel. Sie ermöglichen es Ihnen, große Projekte in die kleinstmöglichen Bausteine zu zerlegen und sie den Teammitgliedern mit Fälligkeitsterminen und allen notwendigen Notizen zuzuweisen.

Es gibt zwar einige “Hardcore”-Projektmanagement-Tools (man denke an Tools für internationale Konzerne), aber sie sind nicht immer notwendig, um die Arbeit zu erledigen.

Hier sind ein paar “Einsteiger”-Projektmanagement-Tools, die Sie sich ansehen sollten:

• Trello
• Notion
• monday.com
• Wrike
• Quire

4. Zeit-Tracker

Während unsere vorherigen Punkte einige der besten Kollaborationstools für Remote-Teams gezeigt haben, sind Zeit-Tracker wirklich zu Ihrem eigenen Nutzen (oder etwas, das Sie mit anderen zu deren eigenem Nutzen teilen können!).

Diese Tools können eine große Hilfe sein, um produktiv zu bleiben, vor allem, wenn Sie noch lernen, wie Sie neben der Arbeit auch noch eine Million anderer Dinge in Ihrem Privatleben jonglieren können. Sie können mit einem einfachen Timer beginnen oder ein umfassenderes Tool verwenden, das die Zeit für verschiedene Projekte protokolliert oder den Output eines ganzen Teams verfolgt.

Einer meiner Lieblingstipps für die Arbeit aus der Ferne ist es, einen Timer in 30-Minuten-Schritten einzustellen und dazwischen fünf- oder zehnminütige Pausen einzulegen. Indem ich einen langen Tag in kleinere, leichter verdauliche Abschnitte unterteile, kann ich mich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren, anstatt zu versuchen, mich in zu viele Dinge auf einmal zu vertiefen. (Oder mich bei Facebook anzumelden, um gedankenlos durch meinen Feed zu scrollen.)

Hier sind ein paar Tools zur Zeiterfassung für Einzelpersonen und Gruppen:

• Time and Date
• Clockify
• RescueTime
• Toggl

Lernen, wie man aus der Ferne arbeitet – alles dreht sich um Geduld

Wie Sie wahrscheinlich schon herausgefunden haben, ist die Arbeit von zu Hause aus eine völlig andere Angelegenheit als die, an die die meisten von uns gewöhnt sind. Wenn Sie sich überwältigt, frustriert oder ausgebrannt fühlen, weil Sie versuchen, Ihren eigenen Rhythmus zu finden, denken Sie einfach daran, dass Ihre Erfahrung völlig normal ist.

Das größte Element der Formel ist Zeit – Sie müssen einfach weiter probieren, bis Sie die Richtlinien, Prozesse und Tools gefunden haben, die für Sie und Ihr Team am besten funktionieren.

Und wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie nicht so produktiv oder effizient sind, wie Sie es sich vorgestellt haben, dann ist das auch normal! Es ist nicht einfach, sich in die Welt der Telearbeit zu stürzen, vor allem, wenn Sie zusätzlich noch eine lange Liste mit persönlichen Dingen zu erledigen haben.